みなさん、こんにちは！もんきちです。
今回は、普段の業務で、これ属人的になってる！？って感じたことを共有します。
リハビリ専門職って、属人的になりやすいような・・・
全てを解決できるかは置いといて、業務の見直しは重要ですね！
こんな方にオススメ！
・管理職初心者の方！
・マネジメントという漠然としたワードで具体的なイメージができていない方！
・属人的なことを標準化したいと考えている方！
目標
ご自身が所属する業務内容を見返して、属人的になっていないか見返しましょう！
必要であれば、適宜標準化も考慮してみましょう！
意識してみると、意外にポツポツあるもんですよ！
人の振り見て我が振り直せ！ですかね！？
はじめに
今回は、職場でよく見られる「属人的な仕事」についてお話ししたいと思います。
あれして、これして、それして…あれっ⁉︎ ほとんど、いつもしてる私の仕事だけ残ってる…これは、属人的な仕事の象徴か⁉︎
皆さんの職場でも同じような状況になってませんか？
そんな時のチェックポイントと改善案をまとめました。
属人的な仕事とは？
そもそも、属人的な仕事って何？
属人的な仕事とは、特定の個人に依存している業務のことを指します。つまり、特定の人がいないと業務が回らない状態です。このような状況は、業務の効率を低下させ、チーム全体のパフォーマンスにも悪影響を及ぼします。
リハビリ専門職で考えてみます！例えば、レセプト請求するため、起算日の設定について、一人だけで登録していたとします。このように、一人のスキルや知識に依存している場合、そのメンバーが不在になると、日々の病院業務に支障をきたしてしまうことがあります。
一人に任せた方が、効率よくないですか？
その一人が、居てる間は、効率がいいです。
ですが、体調不良で休みになったりで、欠けた場合、運営できないリスクがあります。また、その一人だけに業務過多になったり、不正の原因になったりもします。
属人的な仕事が生じる原因
属人的な仕事が生じる原因は、主に以下の4つです。
- 高い専門性 : 特定の業務を特定の人が担当することで、他のメンバーがその業務を理解できない状況が生まれます。
- 大きな業務負担 : 業務が多すぎて、教育やスキル向上の機会が不足している場合、特定の人に業務が集中してしまいます。
- 役割の維持 : 自分の役割を守るために、他の人に業務を委譲することをためらうことがあります。
- 情報共有の不足 : コミュニケーションや情報共有が難しくなり、属人的な業務が増加しています。
特に、リハビリ専門職はリハビリテーションに特化しているんで、管理に対する意識が少ない気がします！
その通りです！
その結果、興味の薄い仕事は、役職者がすることになり、間接業務が集中する傾向にあります。
属人的な仕事のリスク
属人的な仕事には、いくつかのリスクがあります。
- 業務の効率が低下：特定の人に依存しているため、その人が不在の際に業務が滞ることが多いです。
- チームワークの低下：情報が共有されていないため、他のメンバーが業務の進捗を把握できず、協力が難しくなります。
短期的にみると効率がいいように見えて、持続的に活動し続けるためには効率が悪いんですね！
属人的な仕事を解消するための３ステップ！
属人的な仕事を解消するためには、以下の手順を踏んでみましょう！
1.業務の可視化 : 業務フローを明確にし、誰がどの業務を担当しているのかを把握します。
業務分掌を見直すといいですね！
例えば、感染委員会、医療安全委員会、パス委員会などの病院全体の委員会。教育研修委員会、福利厚生委員会、物品管理など部署内独自の活動も把握してみましょう！
2.役割の明確化：先ほどの、活動に対し、リーダー、サブリーダー、サポートなど、業務の責任者や役割を明確(標準化)にし、チームとして、次の世代にも教育していきましょう。
3.情報共有の促進 : 定期的にミーティングを行い、業務の進捗や課題を共有する場を設けます。
この手順を実行し、適切な人員配置、教育、業務分担、適宜再評価を行うことが、マネジメントにおいて重要になります！
まとめ
医療マネジメントにおける、属人化の把握と改善イメージはできましたか？
属人的な仕事は、業務の効率やチームワークに悪影響を及ぼすため、早急に対策を講じる必要があります。業務の可視化や情報共有、教育・研修の実施、業務の標準化を進めることで、属人的な仕事を減らし、より良い職場環境を作ることができます。
今回は以上です。
皆さんの職場でも、ぜひこれらのポイントを参考にしてみてくださいね！
コメント