みなさん、こんにちは！もんきちです。
今回は、急な欠勤対応について考えましょう。
自分達が頑張ればなんとかなる・・・
「頑張ることより、仕組みを作ることが大切」だということについて考えてみましょう。
こんな方にオススメ！
- マネジメント初心者の方！
- 医療管理職の方
はじめに
リハビリ現場の管理職として働く中で、突発的なスタッフ欠勤や予期せぬ業務に振り回されることはありませんか？私自身、ある日子供の行事を欠席してまで現場に立ったことがありました。その経験から学んだのは、「頑張ることより、仕組みを作ることが大切」だということです。今回はそのリアル体験と、学術的根拠、そして具体的な解決策を紹介します。
リアルな体験談
ある週末、スタッフの急な体調不良で、私が現場に入らざるを得なくなりました。
結果、子供の行事には参加できず、家庭にも職場にも申し訳ない気持ちが残りました。
その月の残業時間は40時間を超え、疲弊感がピークに達しました。
「これは、現場に頼りすぎる自分の問題だ」
と気づいたのは、その時でした。管理職として求められていたのは、**「仕組みで現場を回す力」**だったのです。
学術的根拠
研究によると、医療現場では業務の標準化・フローチャート化により残業時間が平均15〜25％削減できると報告されています（Matsumoto et al., 2021）。
さらにGoogleが提唱する心理的安全性の高いチームは、突発的な問題発生時にも迅速に対応できるとされ、これは医療現場の効率化研究でも裏付けられています。
また、Eisenhower Matrixを活用することで「緊急だが重要ではない仕事」を減らし、本当に重要な業務に集中できる体制が整います。
具体的な仕組みづくり
ここからは、私が実践して効果があった施策です。
- 欠勤時対応マニュアル
→「誰が、何を、どの順で対応するか」をフローチャート化。現場で迷わない。 - タスクの見える化
→GoogleカレンダーやTrelloで業務を共有し、管理職不在時も対応可能に。 - 定例ミーティングの仕組み化
→10分の朝会で「今日やること」をチーム全体で確認。情報の属人化を防止。 - 代替可能な管理職を育てる
→副主任やチーフを育成し、判断業務を分散化。
これらを導入した結果、突発的な欠勤があっても現場は回るようになり、私自身も家庭行事に参加できるようになりました。
まとめ
突発業務に振り回されるのは、管理職が頑張りすぎている証拠かもしれません。
「仕組みづくり」は、チームとあなた自身を守るための投資です。
明日からできる小さな仕組み化から、ぜひ始めてみてください。
コメント