書類業務が限界？リハビリ管理職が他業界の対策に学ぶ業務改善術

はじめに

リハビリ管理職にとって、増え続ける書類業務は大きな悩みの種です。本記事では、医療現場の課題を整理しながら、他業界の成功事例をヒントに、業務改善の糸口を探ります。

「なぜこんなに書類が多い？」医療現場の“書類地獄”の正体

読者の問い

• 「なぜ前任者はいつも忙しそうだったのか？」
• 「どうして、書類の正確さにこだわるのに、ミスがなくならないのか？」

内容

• 書類業務の全体像と構造的課題
  • 総合実施計画書、ADL評価、疾患別リハ加算、退院前訪問指導記録…など「診療報酬算定」に関わる書類が多層的に存在。
  • 書類が評価・報酬・加算に直結するため、「管理＝責任」が重くなる構造。
• 現場で起きている“あるある”エピソード
  • 朝の申し送り後、PCに張りついたまま夕方になる新任係長の姿。
  • 書類に集中しすぎて、スタッフとの面談や指導が後回しになる現象。
• 学術的視点
  • 厚労省「医療従事者の働き方改革報告書（2023）」より：「非医療的業務が臨床業務の質を阻害する懸念」あり。

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他業界の“業務改善”はここが違う！医療現場に活かせる3事例

読者の問い

• 「他の業界はどうやって業務量を減らしているの？」
• 「私たちのやり方は本当に効率的なの？」

内容

• 事例①：製造業（トヨタ）―標準作業書による属人化防止
  • ベテランの暗黙知を可視化。作業ごとの「手順書」が動画・チェックリストで統一されている。
  • リハビリの評価・記録でも“形式のバラツキ”を防げる可能性。
• 事例②：IT業界―RPA導入による定型業務の自動化
  • 人事・経理部門では「請求書・報告書」作成をソフトが自動処理。
  • 医療の書類作成も「入力補助ツール」「フォーマット自動生成」で応用可能。
• 事例③：介護業界―タスクシフティング（業務の役割分担）
  • 「生活相談員」「記録専門事務員」など、記録業務を現場から分離。
  • 医療現場にも「文書サポート要員」配置を検討する価値。

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“その日から変えられる！”書類業務の3つの改善アクション

読者の問い

• 「今の自分でも、できることはあるのか？」
• 「現場スタッフの協力を得ながら進めるには？」

内容

• 1）「よく使う書類」をテンプレート化＋マニュアル化
  • 例：評価表・加算書類・情報提供書などを“用途別フォルダ”で共有。
  • “この書類はこう書けばOK”という安心感の醸成。
• 2）Googleフォームやチェックリストで「入力補助」を実装
  • 例：「退院前カンファレンス情報入力」などをWebフォーム化し、現場で簡単入力。
  • ➤ データの転記作業を軽減し、転記ミスも削減。
• 3）業務の“誰がやるか”を見直す（タスク配分の再設計）
  • 医師・セラピスト・事務の境界を見直し、「記録補助」の専門スタッフ配置も視野に。
  • 「全部自分で抱えない」ための仕組みづくり。

まとめ

「他業界の知恵は、医療現場の未来を照らすヒントになり得る」――。書類業務の負担は一朝一夕に消えませんが、できることから一歩ずつ。まずは“標準化”と“分担”の視点で改革を始めてみましょう。