リハビリ管理職が抱える“書類業務の山”を攻略する方法

はじめに

リハビリ現場の管理職にとって、文章・資料作成やマニュアル整備は避けて通れない業務です。
しかし、現場では「書類業務が山積みで、精度が落ちている」といった声が絶えません。

この記事では、書類業務がもたらすリスクとその改善方法、そして管理職としての文章・整備力の育成方法について、実践的な視点から解説していきます。

書類業務の山積みと精度低下の現実

リハビリ専門職の管理職にとって、近年大きな悩みのひとつが「書類業務の山積み」と「それによる業務精度の低下」です。
特に多くの施設では、報告書、計画書、記録などの作成が煩雑になり、スタッフの疲弊を生み出しています。

実際、厚生労働省の調査（令和4年 医療施設調査）でも、医療職における間接業務（書類・会議）の割合が増加傾向にあることが示されています。

このような環境では、マネジメントとしての「書類の質」や「情報伝達の正確さ」をどう維持するかが問われます。
心理学者Maslachの研究によると、業務過多による燃え尽き症候群は、業務の精度や集中力の低下と直結しているといいます。

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文章・資料作成力の重要性と育成法

書類業務において、単なる“報告”ではなく、「相手に伝わる文章」が求められます。
つまり、管理職にとっての資料作成は、情報整理力に加え、わかりやすく伝える“文章力”が問われる業務なのです。

アメリカ発の「Plain Language（平易な言葉）運動」では、専門職こそ、複雑な内容を誰にでも伝わる形に変換すべきとされています。
「新人が何をすればいいかわからないのは、マニュアルがないから」という声が多く見られました。

まずは箇条書き・図解・テンプレートの導入が効果的です。管理職はこれをチームで共有し、「誰でも作成できる仕組み」を整えることが必要です。

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評価表・マニュアル整備で現場はこう変わる

評価表やマニュアルが整備されることで、書類業務の標準化が進み、スタッフの業務負荷は大きく軽減されます。
また、個人の力量に依存せず、全体としての「質」が安定します。

例えば、ある回復期病院では「1ページ評価表」と「5分以内で書ける報告書テンプレート」を導入。
その結果、記録作業の平均時間が30％削減され、離職率も2年連続で改善しました。

マニュアル整備のポイントは「使いやすく」「簡潔で」「更新しやすい」こと。
一度作って終わりではなく、現場の声を取り入れた“呼吸するマニュアル”として運用していく必要があります。

まとめ

リハビリ管理職が直面する「書類の質と量」の課題には、明確な対策が存在します。
文章力の育成と、評価表・マニュアルの整備は、業務精度の向上だけでなく、チームの働きやすさにもつながります。

現場の声を反映した「使える資料作成術」を、今こそマネジメントに取り入れていきましょう。