リハビリ管理職の書類業務が辛い…残業40時間をゼロにした具体策

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はじめに

「今日も残業か…」
管理職になったのに、帰宅は毎日22時すぎ。
スタッフのシフト調整、計画書のチェック、監査用資料作成――気づけば一日が終わっていました。

私もかつては月40時間以上の残業をしていました。子どもの運動会にも出られず、家族に「いつまでその働き方を続けるの？」と聞かれたとき、正直ドキッとしました。

この記事では、私が実際に取り組んで残業時間を半分以下に減らした具体策を紹介します。
同じ悩みを抱える管理職の方にとって、明日から使えるヒントになるはずです。

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管理職が「書類地獄」に陥る理由

1. 標準化されていない業務フロー

• 計画書チェックやフィードバックのやり方が人によって違う
• 同じ書類を何度も確認する二度手間が発生

2. 紙とデジタルの混在

• 紙で書類を回して、後から電子カルテへ転記
• 誰がどこまで処理したか不明確 → 進捗管理ができない

3. スタッフ急休時の対応負荷

• 代行対応で自分の業務が後回し
• 翌日にまとめて残業処理する悪循環

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実践した「残業ゼロ化」のための3ステップ

ステップ1：業務を「見える化」する

• 付箋＆ホワイトボードで全タスクを書き出し
• 期限・担当者・優先度をセット
• 二重チェック不要な業務は削除

✅ ポイント：
見える化するだけで、ムダな確認作業が30％減りました。

ステップ2：デジタルツールを導入

• Googleスプレッドシートで計画書チェック表を共有
• 進捗は色分け（未着手＝赤、確認中＝黄、完了＝緑）
• どこからでもアクセスできるため「回覧待ち」がゼロに

ステップ3：スタッフ教育と権限委譲

• 週1回のミーティングで「チェック基準」を共通化
• 認定スタッフに一部の書類承認を任せる
• 管理職は最終確認のみに集中

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実際に得られた成果

• 月40時間超の残業 → 10時間以下に削減
• 計画書の確認スピード 1.5倍
• スタッフから「自分のやるべきことが明確で働きやすい」と好評
• 家族との時間が増え、プライベートの満足度も改善

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明日からできる「小さな一歩」

1. 今日の業務をすべて書き出してみる
2. 自分しかできない業務と、スタッフに任せられる業務を仕分け
3. 1つだけでもデジタル化する（例：シフト調整をLINEではなくスプレッドシートへ）

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まとめ

管理職の残業は「覚悟」で減るものではなく、仕組みでしか減りません。
業務を見える化し、デジタルで共有し、権限を委譲する――この3つを回し続けることで、残業ゼロも夢ではなくなります。

ぜひこの記事をきっかけに、自分の職場にも一つずつ取り入れてみてください。
未来のあなたが、もっと笑顔で働けるようになるはずです。